Dentro de las actividades laborales, las reuniones ocupan una parte importante de nuestra rutina diaria. Sin embargo, aunque muchas veces están pautadas con un tiempo de duración determinado, otras exceden ese límite y, lo que se presentaba como un espacio de aporte, se transforma en una carga en detrimento de la productividad.

Nos preguntamos entonces ¿cómo encaminar las reuniones hacia sus objetivos de tiempo y respetar la temática? ¿Cómo lograr que los participantes no sientan que no se tratan los temas que consideran importantes y que deben abordar con urgencia por sobre los objetivos de la reunión original? y ¿si es el cliente quien desvirtúa la reunión, es correcto interrumpirlo?

Tras compartir estos interrogantes con el equipo de NTH, encontramos que algunas acciones concretas respondieron a lo planteado, lograron delimitar los espacios y eliminar reuniones innecesarias.

Estas son algunas buenas prácticas que podemos adoptar para sacar el mejor provecho de esos espacios de encuentro y capitalizar la experiencia para los participantes.

1. Fijar claramente los objetivos de la reunión desde el inicio.
2. Analizar por qué, a veces, no se cumplen los objetivos establecidos. En ocasiones, ocurre que algunos participantes requieren espacios adicionales para dialogar de otros temas y “aprovechan” el tiempo fijado por calendario para tratarlos, apropiándose del tiempo de la reunión.
3. Generar un listado para indicar los beneficios de apegarse a los objetivos (tanto temporales como de contenido – punto por punto -), cada objetivo tiene un motivo y debe ser claro.
   Exponer dicho listado al inicio de la próxima reunión contribuye a que los participantes estén al tanto y comprendan que, si bien todos los temas son importantes y se deben tratar, esto debe hacerse en el ámbito adecuado y con los participantes necesariamente involucrados.
4. Cuando surjan temas que no corresponden a los objetivos de la reunión, sería mejor interrumpir la conversación y proponer agendar una reunión entre las partes interesadas para que puedan abordarlos en el ámbito correspondiente. En general, resulta útil anotar los nombres de quienes requieren tratar un tema en particular y luego recordarles que deben setear un espacio para hacerlo.
5. Evaluar los encuentros, comparando la duración objetivo con la duración real.
6. Presentar los resultados de la evaluación, recordar los tiempos que insumía anteriormente el mismo encuentro, exponer las ventajas de realizar los encuentros según los objetivos fijados (menor duración de las reuniones, resolución de los temas propuestos dentro del tiempo acordado). Esto refuerza los logros obtenidos y promueve el hábito de enfocarse en los objetivos de las reuniones.

Espero que esta serie de tips sean de tanta utilidad, como lo son para nosotros, a la hora de aprovechar mejor el tiempo que invertimos en reuniones.